Wer selbstständig als Freiberufler arbeitet, kümmert sich nicht nur um Aufträge, Rechnungen und Kunden. Auch das Finanzamt spielt eine wichtige Rolle. Die Frage „Welche Steuern zahlen Freiberufler?“ lässt sich nicht mit einer einzigen Steuer beantworten. Je nach Einkommen, Umsatz, Lebenssituation und Beschäftigten können mehrere Steuerarten relevant sein. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Überblick wird das Thema deutlich überschaubarer.
Welche Steuern zahlen Freiberufler? Der Überblick
Freiberuflerinnen und Freiberufler erzielen in der Regel Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Dazu gehören zum Beispiel viele Tätigkeiten in Heilberufen, Rechts- und Steuerberatung, Journalismus, Kunst, Design, Unterricht oder Technik, sofern sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
Die wichtigsten Steuern für Freiberufler in Deutschland sind:
- Einkommensteuer auf den persönlichen Gewinn aus freiberuflicher Tätigkeit
- Umsatzsteuer, wenn keine Kleinunternehmerregelung genutzt wird
- Lohnsteuer, falls Mitarbeitende beschäftigt werden
- Kirchensteuer, wenn eine Kirchenmitgliedschaft besteht
- Solidaritätszuschlag, in bestimmten Fällen zusätzlich zur Einkommensteuer
Ein zentraler Unterschied zu Gewerbetreibenden ist: Freiberufler zahlen grundsätzlich keine Gewerbesteuer. Voraussetzung ist allerdings, dass das Finanzamt die Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich einordnet. Bei gemischten Tätigkeiten, etwa Beratung und Handel, kann die Abgrenzung wichtig werden.
Einkommensteuer: Die wichtigste Steuer für Freiberufler
Die Einkommensteuer ist meist die zentrale Steuer für Freiberufler. Besteuert wird nicht der Umsatz, sondern der Gewinn. Der Gewinn ergibt sich aus den Betriebseinnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben.
Ein einfaches Beispiel: Wer im Jahr 70.000 Euro Honorar einnimmt und 20.000 Euro berufliche Kosten hat, versteuert nicht 70.000 Euro, sondern 50.000 Euro Gewinn. Zu den typischen Betriebsausgaben gehören etwa Arbeitsmittel, Fachliteratur, Büromiete, Software, Versicherungen, Reisekosten oder anteilige Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Einkommensteuer wird mit der jährlichen Einkommensteuererklärung festgesetzt. Viele Freiberufler erstellen dafür eine Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Sie zeigt, welche Einnahmen und Ausgaben im betreffenden Jahr angefallen sind.
Vorauszahlungen nicht unterschätzen
Das Finanzamt verlangt häufig Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Sie werden vierteljährlich fällig und orientieren sich an der zuletzt festgesetzten Steuer. Für Einsteiger kann das ungewohnt sein, weil Steuerzahlungen oft zeitversetzt kommen.
Wer im ersten Jahr gute Gewinne erzielt, erhält später möglicherweise einen Steuerbescheid mit Nachzahlung und zugleich Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Deshalb ist es sinnvoll, regelmäßig Geld für Steuern zurückzulegen. Eine feste Steuerreserve auf einem separaten Konto kann helfen, Überraschungen zu vermeiden.
Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
Der Solidaritätszuschlag fällt heute nur noch für einen Teil der Steuerpflichtigen an. Ob er relevant ist, hängt von der Höhe der Einkommensteuer ab. Er wird nicht direkt auf den Gewinn berechnet, sondern auf die festgesetzte Einkommensteuer.
Kirchensteuer zahlen Freiberufler nur, wenn sie Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft sind. Die Höhe richtet sich nach dem Bundesland und wird ebenfalls auf Basis der Einkommensteuer berechnet. Wer nicht kirchensteuerpflichtig ist, muss diese Steuer nicht zahlen.
Umsatzsteuer: Wann Freiberufler sie berechnen müssen
Neben der Einkommensteuer ist die Umsatzsteuer für viele Freiberufler besonders wichtig. Sie wird auf Rechnungen ausgewiesen und vom Kunden bezahlt. Anschließend wird sie an das Finanzamt abgeführt. Im Gegenzug können Freiberufler die Vorsteuer aus beruflichen Einkäufen abziehen, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent. Für bestimmte Leistungen gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Welche Regelung zutrifft, hängt von der konkreten Leistung ab. Gerade bei kreativen, publizistischen oder kulturellen Tätigkeiten kann die Einordnung im Einzelfall wichtig sein.
Freiberufler geben ihre Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an. Je nach Höhe der Steuerlast kann diese monatlich, vierteljährlich oder in bestimmten Fällen gar nicht regelmäßig abzugeben sein. Zusätzlich ist meist eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung erforderlich.
Kleinunternehmerregelung
Freiberufler können unter bestimmten Umsatzgrenzen die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann wird keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen und auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt. Gleichzeitig ist aber kein Vorsteuerabzug aus eigenen Ausgaben möglich.
Diese Regelung kann praktisch sein, wenn vor allem Privatkunden betreut werden und die eigenen Investitionen gering sind. Wer dagegen viele hohe Anschaffungen tätigt oder überwiegend Geschäftskunden hat, sollte die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen.
Wichtig ist eine korrekte Rechnung. Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wer versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung nennt, kann diese unter Umständen trotzdem schulden.
Gewerbesteuer: Warum Freiberufler meist nicht betroffen sind
Ein häufiger Vorteil der freien Berufe ist die Befreiung von der Gewerbesteuer. Freiberufler melden daher normalerweise kein Gewerbe an, sondern zeigen ihre Tätigkeit direkt beim Finanzamt an. Das Finanzamt vergibt anschließend eine Steuernummer für die freiberufliche Tätigkeit.
Die Abgrenzung kann jedoch anspruchsvoll sein. Entscheidend sind nicht allein Berufsbezeichnung oder Außenauftritt, sondern die tatsächliche Tätigkeit. Eine Person kann in einem Bereich freiberuflich arbeiten und in einem anderen gewerblich tätig sein.
Beispiele für mögliche Abgrenzungsfragen sind:
- Eine Designerin verkauft zusätzlich eigene Produkte in einem Onlineshop.
- Ein Berater vermittelt gegen Provision fremde Dienstleistungen.
- Ein Entwickler erstellt individuelle Software, betreibt aber zugleich eine Plattform.
- Eine Autorin bietet neben Texten umfangreiche Handelsleistungen an.
Wenn freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten vermischt werden, kann das steuerliche Folgen haben. In solchen Fällen kommt es auf Struktur, Verträge, Rechnungen und organisatorische Trennung an.
Lohnsteuer und weitere Pflichten bei Mitarbeitenden
Freiberufler ohne Angestellte müssen keine Lohnsteuer abführen. Sobald jedoch Mitarbeitende beschäftigt werden, entstehen zusätzliche Pflichten. Dann muss der Freiberufler als Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt zahlen.
Das gilt auch für Sozialversicherungsbeiträge, soweit Beschäftigte sozialversicherungspflichtig sind. Bei Minijobs gelten besondere Regeln. Neben steuerlichen Meldungen kommen also arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Themen hinzu.
Typische Aufgaben bei Beschäftigten sind:
- Anmeldung der Mitarbeitenden bei den zuständigen Stellen
- Einbehalt und Abführung der Lohnsteuer
- Erstellung von Lohnabrechnungen
- Meldung und Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
- Beachtung von Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
Diese Pflichten betreffen nicht die eigene Einkommensteuer des Freiberuflers, sondern die Rolle als Arbeitgeber. Trotzdem können Fehler teuer werden, weshalb eine saubere Organisation wichtig ist.
Gewinnermittlung, Belege und Steuererklärung
Die meisten Freiberufler ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung. Dabei zählt grundsätzlich, wann Geld tatsächlich zu- oder abgeflossen ist. Dieses Prinzip macht die Gewinnermittlung einfacher als eine Bilanz, verlangt aber trotzdem Ordnung.
Alle beruflichen Einnahmen und Ausgaben sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Rechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge müssen geordnet aufbewahrt werden. Digitale Belege sind möglich, sollten aber lesbar, vollständig und dauerhaft verfügbar bleiben.
Zur Steuererklärung gehören je nach Situation mehrere Bestandteile. Häufig relevant sind:
- Einkommensteuererklärung mit Anlage für selbstständige Arbeit
- Einnahmenüberschussrechnung
- Umsatzsteuererklärung
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen im laufenden Jahr
- gegebenenfalls Anlagen zu Vorsorgeaufwendungen oder Versicherungen
Wer privat und beruflich dieselben Gegenstände nutzt, muss den beruflichen Anteil realistisch bestimmen. Das betrifft etwa Telefon, Internet, Fahrzeug oder Arbeitszimmer. Pauschale Schätzungen ohne Grundlage können bei Rückfragen problematisch werden.
Häufig gestellte Fragen
Zahlen Freiberufler immer Einkommensteuer?
Ja, grundsätzlich wird der Gewinn aus freiberuflicher Tätigkeit in der Einkommensteuer berücksichtigt. Ob tatsächlich Steuer anfällt, hängt vom gesamten zu versteuernden Einkommen, persönlichen Freibeträgen und weiteren Umständen ab.
Müssen Freiberufler Gewerbesteuer zahlen?
In der Regel zahlen echte Freiberufler keine Gewerbesteuer. Das gilt jedoch nur, wenn die Tätigkeit steuerlich als freier Beruf anerkannt wird und keine gewerblichen Tätigkeiten überwiegen.
Wann müssen Freiberufler Umsatzsteuer berechnen?
Umsatzsteuer ist grundsätzlich relevant, wenn der Freiberufler nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Dann wird sie auf Rechnungen ausgewiesen, vom Kunden bezahlt und später an das Finanzamt abgeführt.
Welche Unterlagen brauchen Freiberufler für die Steuer?
Wichtig sind Rechnungen, Zahlungsnachweise, Verträge, Belege über Betriebsausgaben und Aufzeichnungen zu Einnahmen. Auch Kontoauszüge und Nachweise zu Versicherungen oder Vorsorgeaufwendungen können für die Steuererklärung erforderlich sein.
Wie viel sollten Freiberufler für Steuern zurücklegen?
Eine feste Summe hängt vom Gewinn, Familienstand, Kirchensteuerpflicht und weiteren Einkünften ab. Viele Freiberufler planen vorsichtig und bilden regelmäßig Rücklagen, damit Nachzahlungen und Vorauszahlungen finanzierbar bleiben.
